第一章 绪论
第一节 研究背景和意义
一、研究背景
近年来，随着科学技术的飞速发展，智能化应用迅速进入大众视野，实现了智能化应用场景落地，智能化技术早已走进企业和普通大众生活。 数字技术正在改变着所有产业，要想在这一环境下继续生存，企业迫切需要进行数字化转型。通过推动智能化、自动化技术的应用来促进企业的财务转型，是企业实现数字化转型的关键一步。同时，随着企业业务的不断增加和复杂，传统的财务管理模式已无法满足企业发展的需要，从这一角度来说，企业财务管理也急需实现智能化的转变，以降低财务管理成本，提升财务部门服务的质量，促进财务部门更好地发挥职能。
财务共享是经济和信息技术发展的背景下的产物，财务共享服务经历了几十年的发展历程，管理模式也在不断地优化。最初，财务共享中心业务处理主要包括员工报销、总账报表等对内业务，只完成了财务部门传统工作流程和组织结构的初步优化。随着信息技术、智能化的发展和企业管理的需求不断提高，财务共享中心可统一接手的财务职能越来越多。在这一阶段，财务共享中心与商旅系统、税务平台、ERP（Enterprise Resource Planning）系统、影像管理系统、供应商及客户管理系统等实现了更好的对接，形成了业财税一体化的财务共享中心。财务共享中心对内与影像管理系统、ERP 系统等实现了对接，提高财务处理流程的自动化水平，对外与商旅平台、国家税务平台等构成集成化更高的信息化平台，整合企业财务管理的流程，优化升级企业财务管理模式。
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第二节 文献综述
一、费用报销的研究现状
（一）国外文献综述
国外的报销凭证与国内不同，国外很少有税务局等发票管理机关，因此国外的收据是无需税务监制的凭证。在这种系统下，发票只是起到记录作用。国外有面向企业的费用报销管理平台，用户消费后将纸质收据拍照以照片形式保留，就可以通过网站及移动设备导入需要报销的费用清单。至此纸质票据已无需保留，软件可以自动生成账单，再把账单通过邮件发送给企业的管理者。费用管理软件整合了服务商平台，用户在这些服务商平台上消费，报销凭证可以自动发送到企业费用管理平台。
在过去，员工经常面对发票丢失带来的问题，这源自于费用报销对纸质报销单据的过分依赖。现在发票可以作为电子附件存放在报销清单中，财务人员和业务领导可以随时调阅、检查，并审批流程。这有利于针对差旅费用的费用报销周期的缩短，员工垫款可以在较短时间内拿回。
（二）国内文献综述
在国内，财务信息化起步较晚，最初费用报销工作基本通过人工作业的方式完成，使得工作流程繁琐，效率低下。随着会计电算化的发展，财务报销经历了由手工报销转变为网上预约投递式报销。会计电算化的发展使会计工作进步了一小步，原来的手工操作加入了计算机的参与，但信息化程度非常有限，很难实现企业内部不同部门、不同系统间的数据互通。财务信息仅仅是储存在财务部门的计算机中，难以支持企业的经营管理。在这种信息化水平下，业务处理水平的提高也非常有限。随着财务共享模式的引进与推广，费用工作正在经历着由集团企业分支机构各自独立完成转变为财务共享中心集中完成。
图 1.1 论文研究结构图
第二章 相关概念与理论基础
第一节 相关概念
一、财务共享
财务共享服务，是指将分支机构中的财务核算等业务统一处理、集中管理，实现财务管理的流程化与规模化。随着经济环境的变化和信息技术的发展，财务共享模式在集团企业中的应用越来越多。集团企业把一些易于标准化的财务工作归集起来，集中到财务共享中心来完成，进行集中处理，既能提高工作效率、降低成本支出，又能集中管控，促使企业达到更好的效益。
在人工智能技术迅速发展的背景下，财务共享模式也在不断尝试与新技术相融合，构建智能化财务共享体系。这是财务共享发展的高级阶段。在这一阶段，财务共享中心将成为企业的大数据中心，新技术的运用不仅使得财务共享中心处理财务业务的效率大大提高，也为企业经营管理提供可靠的数据，为企业管理者的决策提供支持。
二、云计算
云计算是指用户按需向供应商购买计算服务。云计算包括云服务器、云数据库、云储存等，当客户需要建立信息系统来管理数据时，可以通过互联网向供应商借用必要的计算资源，供应商按照用户的使用量收费，这种方式远比公司独立提供计算资源经济且方便。
云计算帮助我们实现了效率的飞跃，在传统的资源配置方式下，需要经历“预算申请-硬件采购-设备到货-机器上架-系统安装-系统调试”等过程，非常耗时耗力。在云服务时代，通过网络按需配置资源，即可完成业务系统部署，大大简化了管理过程，提高资源配置效率。“云”包括私有云、公有云和混合云，私有云是指将数据储存在组织内部空间，相对较为安全但成本较高；公有云是指数据储存在云服务商公共空间，性价比较高但安全性容易得不到保障；混合云是指建设私有云的同时，也使用公有云服务，将公有云与私有云结合，既更大程度上保障了数据的安全性，成本也得到控制，以达到效益最大化。
云计算的模式，企业在财务管理过程中利用计算资源变得经济而便利。
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第二节 理论基础
一、业务流程再造理论
业务流程理论是指对公司支持系统、组织结构、业务流程进行优化，以期达到资源配置最优、生产力水平最高的目的。运用先进的技术手段，实现“降本增效”的目的，提高工作效率。
财务共享模式的优化可以提高财务管理的效率，还能发挥财务数据对于企业管理层经营决策的支持作用。从宏观上来说，无论财务管理如何实现与新技术手段的结合以及与各个平台的集成，最终还是致力于业务流程的优化，只有业务流程的优化效果显而易见，技术手段的运用才是有意义的。业务流程再造就是寻找技术手段、组织结构、系统等资源的科学合理搭配，最终提高业务处理效率，提高企业效益。
具体到企业费用报销的业务中，流程再造表现为通过对费用报销流程的整体与局部不断地优化，如模式的变革、制度的完善、创新技术手段的运用等，不断提高流程自动化与标准化水平，减少人力不必要的投入，实现缩短报销周期、“降本增效”的目的。
图 3.1 S 公司费用报销未实现财务共享原因分析
第三章 S 公司财务报销工作的现状及优化需求..................20
第一节 S 公司概况................20
第二节 S公司财务报销工作现状........................20
第四章 S 公司财务报销智能化优化方案...................30
第一节 智能化财务应用可能存在的风险.................30
第二节 S 公司财务报销工作优化方案..................30
第五章 结论与展望..................50
第一节 结论..................50
第二节 展望..................50
第四章 S 公司财务报销智能化优化方案
第一节 智能化财务应用可能存在的风险
智能化财务应用可以改变传统费用报销模式的弊端，提高财务共享中心费用报销模块的管理水平，然而，在实施智能化财务应用前，应当考虑可能面临的风险，主要包括会计信息安全风险、组织结构调整、财务人员转型、会计资料管理等方面的风险。只有能够识别风险、对风险进行有效管控，控制在可接受风险值内，智能化财务应用才可以安全实施。本节主要讨论集团企业财务共享中心实施智能化财务应用过程中可能存在的风险。
一、会计信息安全风险
随着 S 公司业务的发展，规模的扩大，财务管理活动越来越多，随之产生的企业会计信息也越来越多。云会计的应用为实现企业财务智能化提供了一种新的途径，但智能化的“互联效应”可能使得企业大量会计信息的安全更加无法得到良好的保障，会计信息的安全与否是企业利益息息相关，企业管理人员希望在运用智能化财务应用的同时保障会计信息的安全性。云会计背景下会计信息系统可能面临来自病毒、木马、黑客等威胁以及人为操作不当造成的威胁。会计信息失窃、遗失、篡改等安全问题风险加大，使得财务面临较大的审计风险，甚至泄露商业机密，进而会阻碍企业的良好健康发展。
S 公司在生产经营、费用报销的过程中积累了非常多的会计信息，这些信息存储在财务系统中，关联着报销人的个人信息、行程、公出事项、业务细节以及财务部门的各项数据，一旦泄露损失无法估量。智能化背景下费用报销工作开展时产生的大量会计信息如果得不到有效的管理，企业和报销人的安全和利益将会受损，企业会计信息将面临较大风险。因此，从软件和硬件安全保护保护方面，企业应对系统登录的用户的身份进行验证，同时，企业要安装防火墙、杀毒软件，做好数据备份，在信息共享的基础上设置信息获取权限，保证信息的安全。
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第五章 结论与展望
第一节 结论
随着智能化水平的提高，智能化在各行各业的应用逐渐广泛。庆幸的是，多数企业已经走上了智能化之路的初级阶段。随着智能化技术在财务共享中心的进一步应用，财务共享中心的智能化、自动化水平将得到进一步的提升，逐步实现企业财务管理的数字化转型，以提升财务部门服务的质量，促进财务部门更好地发挥职能。
本文在梳理现有 S 公司费用报销业务流程的基础上，结合智能化技术手段、财务共享等理论的支撑，分析了 S 公司费用报销业务的优化需求，提出有针对性的智能化流程优化方案，运用 RPA 技术和云计算等智能化技术手段，对费用报销流程进行优化，提升了业务处理效率和流程的科学性。
将费用报销流程中重复性较高、容易出现人为差错的步骤采用 RPA 替代手工操作的方案，降低审核风险，提高流程效率；通过运用基于云计算的混合云架构企业协同办公方案，设计企业协同软件，便于流程中涉及到的相关处于不同组织、不同地域的人员针对报销流程的沟通与交流。通过运用 OCR 识别技术自动提取各种类型发票票面关键信息，模拟人工完成发票抬头税号核验以及在线查验真伪。
费用报销业务共享模式是一种能够强化费用管控能力，提高报销效率、降低财务风险、优化资源配置、降低业务成本的财务管理模式。S 公司费用报销模块的建设与发展需要持续的优化。通过投入一定专业人员、专业硬件设施来优化完善，对业务流程、业务范围、管理系统、内部管理制度等多方面的逐步完善，不断形成标准化、流程化的管理制度，真正为集团企业提升价值。
参考文献（略）