医院的行政公文特点、种类、数量以及如何提高公文的办公质量

时间:2011-09-16 16:31来源:医学论文网 作者:医学论文网 点击:
我们都知道公文的管理水平是医院行政机关工作效率和医院管理水平的直接体现。本文就医院的行政公文特点、种类、数量以及如何提高公文的办公质量进行探讨。

公文是国家机关、企事业单位在管理过程中所形成的、按照规定程序办理并在法定范围内使用、具有法定效力和规范体式的文书,是工作的一种重要手段和工具。公文的管理水平是医学论文网医院行政机关工作效率和医院管理水平的直接体现。医院的行政公文包括收文办理和发文办理两大类。
1、 收文的特点、种类及数量
特点接收公文一般来源于上级行政主管部门及相关的企事业单位,来文具有政策性强、可操作性强、时效性强、领导与指导、宣传教育、凭证依据等重要作用的特点。国家最新发布的医疗体制改革内容,医疗体制的方针政策,百姓就医难就医贵的解决办法、医疗管理方面的检查结果反馈及督导意见等等均是通过公文的形式传达到各个医疗单位,为各单位提供政策法律执行的依据。
种类及数量北京大学第三医院是一所综合性的三级甲等医院,每年行政收文的数量都在不断增加,分类及数量见附表1。


随着医疗体制改革的不断深入,外来文件的数量在不断的增长,医疗改革的政策、法规,医疗管理流程等等公文成为依法行政和进行医疗活动的重要指导工具。
2、 发文的特点、种类及数量
特点医院拟制的公文分为呈请类公文和事务性公文两大类。呈请类公文主要是向上级主管部门呈送的公文,包括申请、请示、报告等;事务性公文主要是医院内部下发的公文,包括各种通知、办公会决定的事项及医院制定的各种规定规章等。
种类及数量见附表2。

随着医院改扩建工作的不断落实,医院呈请类公文的数量逐年下降,事务性公文的发放数量比较平稳。由于办公网络的不断发展,以前需要纸质文档下发的公文,目前在办公网络平台就可以达到众所周知的目的。
3、 如何提高公文的办文质量
增强政治法律意识公文是具有法定效力、依法行政的重要工具,文秘部门应当严格按照公文的行文规则审核。公文的内容要符合国家的法律、法规及其他有关规定。在工作中要不断加强办文人员的政治理论和业务知识的学习,通过业务培训、经验交流、参观学习等方式增强办文人员的法律意识、责任心与事业感。
增强规范公文意识医院公文的办理应严格执行《国家行政机关公文处理办法》及《中国共产党机关公文处理条例》,医院公文的管理无论是收文还是发文都有一套具体的流程,公文的办文流程是前后相继,衔接有序的程序,没有跳跃性和随意性,不能随心所欲。
收文规范流程为:签收-登记-审核-拟办-批办-承办-催办。发文的规范流程为:草拟-审核-签发-复核-用印-登记-分发。
增强6个及时意识文秘人员要做到腿勤、嘴勤、脑勤,收到公文后要及时送办公室主任签批,及时送有关院领导签阅批示,对一些急待处理的公文要及时催阅,批示后的公文要及时下发,及时催办,及时督办,确保公文的实效性。文秘人员除了要增强6个及时意识外,还要多动脑筋,时刻记住每一份公文的流向,使公文在正常流程内及时落实文件内容。
增强服务意识根据主管领导的阅示,文秘人员要在第一时间将文件复印件送达有关职能科室和临床医技科室,并向各科室主管领导交代公文的执行要求及院领导的批示精神。在公文规定的操作时间内要经常主动与科室联系,关注公文内容的落实情况,将执行中的一些问题及时反馈院级领导。临床医技科室服务于临床一线,医疗任务重,在百忙中有时忽略公文内容的落实。文秘人员应具备主动服务意识,经常根据不同文件内容和要求,适时提醒,达到催办督办的目的。
对于医院最新出台的就医政策、就医流程、各种通知等,文秘人员也应及时利用网络平台向社会公布,让大众及时了解情况,方便百姓就医。
增强创新意识在严格执行办文流程的前提下,在处理公文的过程中,根据不同文件的各种要求,可以在送转手段上有所创新。目前北京大学第三医院在办文过程中采用了电脑录入和手工登记签收同时进行的方法。实行电脑录入前的文件是年终归档时统一录入;现在是随时收文随时录入,便于查找、检索、转发、签收,也便于文件去向的把握和催办。
北京大学第三医院有13名院级领导,在领导传阅文件过程中,经常出现一份文件由多个院领导阅示,这样从第一个领导传阅到最后一个领导要经过很长时间。为便于随时了解文件位置,文秘组为每位领导建立了文件传阅夹,每日对于传出的领导文件夹进行催阅,以缩短阅批时间。
对于各科室需文秘组转至院领导的申请、报告、请柬、群众来信以及院领导的批复、建议、意见等,文秘组均建立登记本登记。对于这类文档不是简单过手转交,而要明确文档去向。
增强灵活性意识对于上级部门下发的紧急公文,要按照紧急公文的阅批流程立刻呈请主管院领导阅示,急转有关部门落实,督办落实情况。为更快、更好地落实文件精神,也可以电话请示主管领导意见,然后将复印件按领导电话指示先行下发有关科室执行,等领导回来后再签字。总之,及时有效地落实文件精神是办文的宗旨。
医院办公室文秘人员是文件的直接管理者,各种文件下达的精神能不能及时有效地在医院内贯彻执行,与公文的处理过程、文秘人员办事效率及工作责任心有着密切的关系。文秘人员的基本素质直接影响着办文质量与效率。强调公文处理的规范化、制度化、科学化是提高医院公文管理水平的重要措施。

参考文献
[1]藏广州,机关公文写作格式与标准规范实用手册[M],北京,北京广播学院音像教材出版社,2004.
[2]张林华,求实、精简、高效提高公文处理水平的原则[J],档案学通讯,2004,(3):44.

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